רמת הבקיאות שלנו משתנה באופן תדיר מנושא לנושא ומעת לעת. היכולת שלנו לצרוך ידע ומידע חדש, מותנה בשני גורמים: מודעות לכך שאנו חסרים ידע בתחום מסוים ומוטיבציה לצמצם את פערי הידע הללו.
באיזו מידה אנו מודעים למידע אותו אנו לא יודעים? באיזו מידה אנו מודעים לכל מה שאנו יודעים?
ישנן 4 רמות מודעות למידת קיום הידע:
העובד הנמצא ברמה הראשונה, הוא עובד שיכול לתרום מהידע שלו ולתעדו, באופן שיהפוך להיות נכס ארגוני הנגיש לכל עובד.
עובד הנמצא ברמה השנייה , הוא עובד שבאמצעות נגישות למידע וידע יוכל להשלים את הפערים המקצועיים- בעזרת קורסים, חניכה, קריאה של מסמכים וכו'.
עובד הנמצא ברמה השלישית, הוא עובד שאינו בקיא בתחומי המומחיות שלו, אך מבצעם בפועל. ישנו קושי לאתר ולשמר את הידע שלו בארגון, הידע הוא סמוי ולא מובנה ומשרת את העובד בלבד. על הארגון לנסות להגביר את המודעות של העובד באמצעות תצפיות, חניכה וכו' על מנת שגם הוא וגם הארגון יכירו את יכולותיו, במטרה להעבירו לרמה השנייה.
עובד הנמצא ברמה הרביעית, הוא עובד אשר חסר בידע מסוים ואינו יודע שהוא חסר אותו. מצב זה הוא מצב של חשיכה. חוסר המודעות מקשה על העובד להתפתח מקצועית ולרכוש ידע רלוונטי נוסף. ההתמודדות עם אתגר זה היא על ידי הגדרה של המידע והמיומנויות הדרושים בתפקיד או בתחום מסוים והצגתם לעובדים. יש לאפשר לעובד לבחון את עצמו או לקיים תבחינים ארגוניים (מבחנים, צמתי הערכה שנתיים, תצפיות) בכדי למצוא את האזורים שבהם יש לחזק את העובד. פעולות אלו יעבירו את העובד והארגון לרמה השנייה.
המיומנות והבקיאות שלנו הן דבר דינאמי ולכן כל אחד יכול למצוא עצמו בכל אחד מהמצבים הנ"ל, בתחומים שונים ועל פני לוח זמנים שונה. האתגר המרכזי של הארגון, הוא לאפשר לכמה שיותר עובדים לעבור ממצב של חוסר מודעות למצב של מודעות. בחינת רמת המודעות של העובדים לגבי קיום הידע בתחומים בהם הם פועלים, מסייעות לארגון ולעובד, להגדיר את פערי הידע ואת הדרכים להשלימם.