ניהול הידע אינו תהליך המתקיים למען עצמו אלא תומך בתהליכי הליבה של הארגון, כמרכיב בהשגת התכלית הארגונית. תפקידו של מנהל הידע בארגון הוא הובלה של התהליך משלב איתור הצרכים, הגדרת המטרות והיעדים ועד למימוש והטמעה של פתרונות הידע השונים.
על מנת לממש את אחריותו, נדרש מנהל הידע לגבש את אסטרטגיית ניהול הידע של הארגון לאור הצרכים והמאפיינים השונים ולהוביל תכנית עבודה רב שנתית המתייחסת לארבעת הרבדים: תהליכים, תרבות ארגונית, טכנולוגיה/כלים ומידע/ידע. באחריות מנהל הידע לוודא כי המתודולוגיה וכלי ניהול הידע הפועלים בארגון פועלים בהתאם לקריטריונים אחידים.
תחום ניהול הידע הוא יחסית חדש בעולם התעסוקה ומקצוע "מנהל ידע" נמצא בתהליך צמיחה והתפתחות. כיום ניתן למצוא מנהלי ידע בוגרי מגוון מסלולים אקדמיים: מידענות (קיים מסלול התמחות בתואר שני לניהול ידע), מדעי המחשב, הנדסה תעשייה וניהול, סוציולוגיה ארגונית וכד'. כאמור, מנהל הידע נדרש לעבוד בשיתוף פעולה עם מגוון בעלי תפקיד, כגון: יועץ ארגוני, מתכנתים, מהנדסי תעשייה וניהול, מומחי תוכן וכד', כדי להתאים פתרון שלם ומתאים לארגון. תחומי העיסוק הרבים הכרוכים במסגרת התפקיד מציבים אתגרים רבים בפניו של מנהל ידע ולרשותו צריכים לעמוד כישורים בתחומים רבים ומגוונים- יכולת הערכת מצב, תכנון תכניות עבודה, ניהול תהליכי שינוי, היכרות והבנה של מערכות טכנולוגיות, יכולת מיפוי וניתוח תהליכי עבודה ותהליכי זרימת מידע, רגישות להלך הרוח הארגוני, הבנת תהליכי למידה של הפרט והארגון וכד'.
אחת הסוגיות בהן מתלבטים מנהלים רבים היא האם למנות מנהל ידע מתוך הארגון, אדם הבקיא בתחומי התוכן ובתהליכי העבודה, או למנות בעל תפקיד שצמח מחוץ לארגון אך מתמחה בניהול ידע. ישנם יתרונות וחסרונות לכל אחד מהטיפוסים-
היתרון של בעל תפקיד, מומחה לניהול ידע , הוא ההתמחות בתחום והיכולת לנהל את תהליך ניהול הידע במקצועיות רבה, הוא מעורה במגמות ובכלים החדשניים בתחום. אולם, יש לקחת בחשבון משך זמן למידה ארוך להיכרות עם הארגון (תכנים, תהליכים, תרבות וכדומה) לפני כניסה לתהליך.
לעומתו, מומחה תוכן מתוך הארגון בקיא בתחומי הדעת של הארגון, מכיר את הצרכים המרכזיים ואת ה"לקוחות" בארגון ( עובדה שמסייעת רבות בשלב איתור הצרכים, תהליך ההטמעה וכן הלאה). אולם, בשונה ממומחה, הוא אינו בקיא בתהליך ניהול הידע, לעיתים שבוי בתפיסות ובתרבות הארגונית, ולא תמיד מאפשר ראייה אובייקטיבית של הצרכים והמציאות הארגונית.