Collective Impact- איתור פרקטיקות מיטביות (Best Practices)

מיזם Collective Impact, השותפות לקידום תעסוקה בחברה הערבית מתמקד בפריצת דרך בשיעור ההעסקה ואיכות ההעסקה של החברה הערבית בישראל. זוהי שותפות בין מגזרית שמטרתה ליצור תשתית בת קיימא המושתת על מחויבות ארוכת טווח.

האתגר איתור פרקטיקות מיטביות בעבודה מול החברות המסחריות לשילוב מיטבי של עובדים מהחברה הערבית. כיצד מגדירים מהי פרקטיקה מיטבית? איך מאתרים אותה? והאתגר הגדול ביותר הוא כיצד הופכים ידע סמוי של איש צוות אחד לידע של הצוות כולו?

המטרה שימוש חוזר בידע מעשי שנוצר תוך כדי עשייה בשטח- למצות את נכסי הידע שנוצרו בארגון ולשכפל אותם על מנת להשיג את המטרות של העמותה בצורה המיטבית.

הדרך לרוב כאשר רוצים לאתר פרקטיקות מיטביות פונים לעובדים בארגון ומנסים למפות מולם מה עובד ומה לא. בפרויקט הזה, במקביל לפעילות האיתור מול העובדים, נעשתה פעילות למול אנשי המפתח בחברות עצמן. כלומר, איתור פרקטיקות מיטביות דרך העיניים של הלקוחות.

התקיים מפגש שמטרתו איתור פרקטיקות מיטביות ושיתוף בידע בין החברות הלוקחות חלק במיזם. המתודולוגיה המרכזית הייתה הצבת מספר אתגרים המצויים בליבת העשייה ומשפיעים באופן ישיר על הביצועים. כל אתגר לווה במספר שאלות מנחות שסייעו למשתתפים להמשיג את שיטות העבודה שלהם ולשתף בהן את החברים לקבוצה.

מספר שאלות לדוגמה שיסייעו לחלץ ידע סמוי:

• איך מוגדרת/מגדירים הצלחה - באיתור עובדים? גיוס עובדים? איתור משרה איכותית?

• איזה שיטות עבודה ניסיתם בהתמודדות עם האתגר?

• אילו שיטות השיגו את המטרה שלהן?

• מה הם התנאים שאפשרו את ההצלחה?

• מה דרוש כדי להצליח שוב בעתיד באמצעות שיטת הפעולה הזו?
  

בשלב הבא התבצע תהליך עיבוד והמשגה של הידע הסמוי שזה עתה הועלה על הכתב. הטמעה של פרקטיקות מיטביות מוגדרת כהצלחה, כאשר עובדים נוספים מסוגלים להבין את הפרקטיקה ואת האופן שבו ניתן ליישם אותה (הפנמה) ולהפוך אותה לשיטת עבודה. על מנת לאפשר נגישות למידע ושימוש חוזר בו הוקמה מערכת לניהול מסמכים ומידע שעבורה גובשה שפה ארגונית אחידה שתאפשר קטלוג ואחזור של המידע. נבחרה מערכת Sharepoint 365 כפלטפורמה המתאימה לניהול מסמכים שיטתי וסדור ובוצעה הדרכה והטמעה של העבודה במערכת בשגרת העבודה.

בארגונים עתירי ידע, דוגמת Collective Impact, ישנו ערך משמעותי במינוי מנהל ידע ארגוני ובהובלה של תהליך מסוג זה יחד איתו. כך הארגון בנה יכולות פנימיות להתנהלות עצמאית במיצוי הידע הארגוני ושימוש לטובת השגת המטרות.