ניהול הידע אינו פרויקט חד פעמי הבא לידי ביטוי בהקמת פורטל ארגוני, מערכת מידע או ישיבה שתכליתה שיתוף בידע. ניהול הידע הוא תהליך שיטתי המתקיים בארגון כחלק אינטגראלי מהעבודה היומיומית ומושתת על תרבות ארגונית המעודדת חקירה, למידה ושיתוף. מלבד האתגר הגדול בקיום תהליך שיטתי של ניהול ידע ישנם 4 אתגרים מרכזיים עימם נדרש הארגון להתמודד-
שינוע והעברת מידע/ידע
מתייחס להנגשת המידע הנכון, לאדם הנכון בזמן הנכון. העברת המידע והידע בתוך ומחוץ לארגון דורשים התגברות והתמודדות עם ידע שאינו מובנה, התמודדות עם מפתוח וקטלוג נכון של המידע הארגוני ושימוש בכלים המאפשרים נגישות אליו. לא פעם המקור המרכזי לקשיים בתחום זה הם פערי הידע אצל העובדים עצמם, האם העובד יודע מה הנושאים אותם הוא חסר? האם הוא יודע את שאינו יודע?
מוטיבציה לשיתוף בידע
מתייחס לעובדים אשר המוטיבציה שלהם לשתף בידע נמוכה. זהו אתגר תרבותי ואנושי ממדרגה ראשונה, הסיבות להיעדר המוטיבציה לתרום ולשתף בידע נובעים לעיתים מחשש של העובד שלא יזדקקו לו יותר, שתיווצר לו תחרות מבית, שדבריו יוצאו מהקשרם ויעשה בהם שימוש לא מקצועי וכד'.
חסכים בטכנולוגיה
היעדר, מחסור או חוסר התאמה של טכנולוגיות מידע אשר תפקידן לתמוך בתיעוד והעברת המידע והידע בתוך ומחוץ לארגון. ישנו אתגר גדול לתרגם את הצרכים הארגוניים למכלול של כלים ומנגנונים התומכים את ניהול הידע- הוצאות כספיות גבוהות, הכשרת כוח אדם מקצועי לשימוש וניהול המערכות וכן שינוי הרגלי עבודה בגין הטמעה של טכנולוגיות חדשות.
עומס מידע
מתייחס למצב בו נצבר מידע רב בארגון והוא אינו מנוהל באופן המאפשר לעובדים לאתר את המידע הרלוונטי להם. עומס המידע עלול לגרום לבזבוז משאבי זמן רבים, לחוסר בהירות לגבי המידע העדכני, לכפילות חומרים ולתחושה כללית של בלבול וחוסר בהירות. כבר רבות נאמר כי עודף מידע כמוהו כהיעדר מידע. על הארגון להגדיר את תחומי הליבה בהם ראוי וכדאי לנהל את הידע ולקיים תהליך שוטף של טיוב מאגרי המידע וספריות המסמכים למיניהן.
ניהול הידע הוא תחום אינטרדיסציפלינרי העוסק בכלל הרבדים של הארגון- הגלויים והסמויים, הטובים והדורשים שיפור, בדרגי העובדים לצד דרגי ההנהלה וכו'. ככזה הוא מגלם בתוכו אתגרים רבים חלקם שכיחים ומתקיימים בכלל הארגונים וחלקם ספציפיים למאפייני הארגון הבודד. המודעות לנקודות אלו וקיום תהליך מקצועי וסדור, יסייע בהתמודדות עם האתגרים השונים וברתימת הארגון לטובת הצלחת התהליך.