המידע בארגון גדל בכל רגע נתון ביחס הפוך לזמן שיש לעובדים ולמנהלים להשקיע בקטלוג ובחיפוש המידע. המידע מתועד במגוון מקורות: קלסרים, תיקיות רשת משותפות, שולחן העבודה הפיזי והדיגיטלי. על מנת להקל את תהליך התיעוד והאחזור של המידע עלינו לארגן את עצי הידע הארגוניים באופן קליט ופשוט.
המדד המשמעותי ביותר לארגון נכון של מידע הוא האם אנשים מסוגלים לאחזר אותו בזמן קצר והאם תוצאות החיפוש מציפות פריטים רלוונטיים. על מנת לארגן את המידע הדיגיטלי שלכם בצורה מיטבית יש להקפיד לפחות על ארבעת העקרונות שלהלן, בין אם מדובר בעץ ידע בפורטל הארגוני ובין אם אתם מארגנים את תיקיית המסמכים שלכם:
הטקסונומיה הארגונית
יש להגדיר את מבנה התכנים בארגון, כך שישקפו את תחומי הליבה והשפה הארגונית ויאפשרו התמצאות ויכולת אחזור גבוהה של התכנים. את כותרות התיקיות ניתן להגדיר במספר אופנים שונים:
על פי נושאים- בהתאם לנושאים המרכזיים בהם עוסק הארגון. לדוגמא: ארגון העוסק בתחום הביטוח יבנה תיקיות על פי נושאי הביטוח השונים: ביטוח אלמנטרי, ביטוח בריאות וכד'.
על פי תהליכים- הרמה הראשונה תפרט את התהליכים המרכזיים המתבצעים בארגון, לדוגמא, "ניהול תקציב", "ניהול כוח אדם" וכד'. תיקיות המשנה יכילו את מרכיבי התהליך, לדוגמא, בניהול כוח אדם, "איתור ומיון עובדים", "הכשרת עובדים" וכד'.
על פי סוגי המידע- ארגון המידע בהתאם למאפיינים שלהם, לדוגמא: תיקיית "טפסים", "נהלים", "דוחות" וכד'.
אין שיטה אחת המתאימה לכל ארגון, או אפילו שיטה אחת המתאימה לכל יחידה בתוך הארגון. כל שיטה אשר משקפת את המידע בו עוסק הארגון ושתעמוד בכללים של אחזור פשוט ומהיר של מידע מתאימה.
אורך העץ
כמות התיקיות המומלצת בכל רמה נעה בין 5 ל-9 תיקיות. ניתן להרחיב, אך יש לזכור כי ריבוי נושאים/תיקיות מייצר עומס וחוסר מיקוד של נושאי הליבה בהם אתם עוסקים.
עומק העץ
ההיררכיה של התיקיות לא צריכה לעלות על 3 רמות עומק. כלומר שאין צורך ביותר משלושה "קליקים" כדי להגיע לפרטי המידע.
עקביות
יש להקפיד על עקביות בבניית התיקיות על מנת להגביר את ההתמצאות של בעלי תפקידים שונים במגוון תחומים.
את העקרונות הנ"ל ניתן ליישם בכל כלי בו אתם מארגנים מידע דוגמת: תוכנת הדואר הארגונית, מאגר מסמכים משותף וכד'.