ניהול הידע נועד לתמוך ולממש את תהליכי האיתור, הלכידה, הארגון, ההפצה והפיתוח של ידע חדש בארגון. מימוש תהליך שיטתי זה מחייב את מעורבותו של הארגון כולו מהמנכ"ל ועד אחרון העובדים.
מנהל הידע, מוביל את המדיניות הארגונית בתחום ניהול המידע והידע, כנגזרת של יעוד הארגון ואסטרטגיית הפעולה שלו. אחראי לטיפוח תרבות ארגונית של שיתוף בידע ופיתוח החדשנות הארגונית. מנהל הידע מוביל ושותף לאפיון, פיתוח והטמעה של מנגנונים לניהול המידע ולשיתוף בידע הארגוני הכוללים: תיעוד, שיתוף, שימוש חוזר, פיתוח של ידע חדש והטמעה שלו בתהליכי העבודה וקבלת ההחלטות בארגון. הוא מסייע למנהלים ולעובדי הידע בארגון לייצר אינטגרציה של ידע ממגוון מקורות המידע בתוך ומחוץ לארגון, כבסיס לקבלת החלטות וביצוע משימות הליבה.
ישנם מספר גורמי מפתח בארגון אשר שיתופם בחשיבה על ניהול הידע ברמה האסטרטגית תסייע בהובלתו ובמימושו לאורך זמן:
ספקי המידע
כל בעל תפקיד בארגון המייצר מידע, מומחה תוכן בתחומו ואדם המצוי בצומת בה נצבר מידע רב. חשוב לשתף את הפונקציות הללו בתהליך איתור הצרכים כמי שעתיד לספק את המידע על גבי הכלים והתהליכים שיבנו. בחלק מהמקרים ספק המידע נמצא מחוץ לארגון, לדוגמא: לקוחות, ספקים וכד'.
צרכני המידע
בעלי תפקידים אשר עתידים לבצע פעולות קונקרטיות באמצעות המידע אודותיו מתבצע איתור הצרכים כלומר, כלל העובדים בארגון. בתהליך איתור הצרכים יש להבין את צורכי המידע, השימושים המרכזיים הנעשים במידע המועבר וכן את תהליך זרימת המידע על פי נקודת מבטם של העובדים. חשוב לשתף את צרכני המידע בתהליך איתור הצרכים שכן כל פתרון שיינתן ייבנה קודם כל בהתאם לצרכים ולאופן בו הם צורכים את המידע שלהם.
מנהלי הארגון
רתימת ההנהלה ומנהלים בדרגות השונות להובלת תהליכי ניהול ידע, ומימוש ניהול הידע כתומך באסטרטגיה הארגונית. לרוב מנהל הידע כפוף למנהל הארגון ומנהל יחידה מרכזית.
יועץ ארגוני
אחראי בארגון על הובלת תהליכי שינוי ופיתוח תרבות ארגונית התואמת את הנורמות והערכים הארגוניים. היועץ הארגוני הוא שותף תפקיד מרכזי של מנהל הידע בכל הקשור לניהול תהליכי השינוי בארגון וכן לטיפוח תרבות ארגונית של שיתוף בידע וחדשנות מקצועית.
אנשי מערכות המידע
מתמחים בפיתוח וניהול הכלים הטכנולוגיים לניהול הנתונים והמידע בארגון. שותפי תפקיד מרכזיים של מנהל הידע באפיון פתרונות טכנולוגיים והטמעתם בארגון.
מפתחי ומנהלי הדרכה/ משאבי אנוש
אנשי משאבי האנוש וההדרכה עוסקים רבות במרכיבי הידע והמיומנויות של העובדים. החל מהמידע הדרוש לעובדים בשלב הכניסה לתפקיד, דרך תהליכי חניכה ועד לקידום מקצועי. ניהול הידע ותחום ההדרכה משלימים זה את זה ומאפשרים לארגון להעביר מידע ולשתף בידע במגוון ערוצים ודרכים.
מומחי תוכן
מספר מומחים בארגון המחזיקים ידע בעל ערך מרכזי ואחראים על ארגון המידע והפצתו על גבי פלטפורמות לניהול תוכן (לדוגמא פורטל ארגוני). מנהל הידע עובד בשיתוף פעולה עם אותם מומחים ומסייע להם בהגברת הנגישות למידע וידע מקצועי.
ארגון ושיטות
אנשי הארגון והשיטות מתמחים בהבניה וטיוב של תהליכי עבודה בארגון. ניהול הידע לרוב משנה ומתערב בתהליכים קיימים, על כן מנהל הידע מקיים דיאלוג מקצועי עם אנשי או"ש להשתלבות ושינוי מיטבי של התהליכים. כמו כן, הם שותפים בתהליכי ההטמעה של מנגנוני ניהול הידע בשגרת העבודה בארגון.