לניהול הידע הגדרות רבות בספרות המקצועית. על פי Bergeron 2003: "ניהול ידע הוא הפרקטיקה של ניצול מרבי של ההון האנושי ומקורות המידע בארגון ביעילות, חדשנות, מהירות ואפקטיביות של קבלת החלטות, על מנת להשיג יתרון תחרותי בשוק ואת מחויבות הלקוח לארגון". על פי הגדרה זו, ניהול הידע היא גישה ניהולית אשר מוכוונת להשגת המטרות הארגוניות; בארגונים עסקיים – רווח, בארגונים התנדבותיים (עמותות, קרנות וכד') – השפעה/שינוי חברתי. הגדרתו של Bergeron לוקה בחסר שכן הוא אינו מתייחס למידע ולידע הקיימים מחוץ לארגון, ולתרומתם להשגת המטרות הארגוניות.
בהגדרתו מתייחס Bergeron הן לניצול ההון האנושי והן למקורות המידע בארגון. הגדרה זו מבטאת את שתי הגישות המרכזיות לניהול ידע, לכל אחת מהגישות ישנה תפיסה ופרקטיקות אשר ניתן ליישם בארגון:
הגישה האמריקאית
מתייחסת לידע כאל אוסף של נתונים ופרטי מידע אשר ניתן לתעד ולנהל אותם. גישה זו נסמכת על מערכות מידע המאפשרות תיעוד שיטתי של נתונים ומידע. תיעוד לאורך זמן ותחקור הנתונים הנצברים במערכות מאפשרים לארגון להפיק מידע בעל ערך שניתן לתרגמו לידע מעשי. לדוגמא: בית קפה המתעד באופן שיטתי את היקף הלקוחות בכל ימות השבוע ובכל שעות היממה. לאחר תקופה יוכל מנהל בית הקפה לתחקר את הפעילות ולקבל החלטה כמה מלצרים עליו לשבץ בכל משמרת. באופן כזה יוכל המנהל מצד אחד לחסוך בכוח אדם (חסכון בעלויות שכר) ומן הצד השני לשמר כמות מספקת של מלצרים על מנת לתת שירות טוב ללקוחותיו.
הגישה היפנית
מתייחסת לידע כאל תהליך שבו הידע נוצר ומועבר באמצעות אינטראקציה בין אנשים. על פי גישה זו המושג "ניהול ידע" הוא פרדוקס; בהנחה שהידע נוצר ומועבר רק באמצעות אינטראקציה בין אנשים לא ניתן לנהל אותו, ולכן למושג "ניהול ידע" אין משמעות ממשית. גישה זו מושתתת על היחסים הבינאישיים בין חברי הארגון. הנחת היסוד היא שארגון בו שוררים יחסים טובים בין העובדים הוא ארגון בו רמת השיתוף בידע תגבר. ארגונים הפועלים על פי תפיסה זו יקדמו מפגשים פורמאליים ואפורמליים, במסגרת העבודה ומחוצה לה, במטרה לחזק את הקשרים בין העובדים וליצור תחושת מחויבות, אמון ופתיחות. בתרבות ארגונית כזו יכול עובד אשר נתקל בבעיה שאינו יודע לפתור, לפנות ללא היסוס לעמיתיו לעבודה על מנת לקבל סיוע ללא כל חשש שפנייה כזו תפגע בתדמיתו המקצועית.
לסיכום, מנקודת השקפתה של הגישה היפנית, הידע מאוכסן בתוך ראשיהם של אנשים בארגון, לרוב בצורה סמויה, והאתגר הוא לאפשר לידע להפוך לנחלת הכלל באמצעות תרבות ארגונית מעודדת שיח, תיעוד והבנייה של הידע על גבי טפסים וכד'. את הגישה הזו תומכת הגישה האמריקאית אשר על פיה הידע יכול להפוך לנכס של הארגון רק כאשר הוא מוצה מתוך ראשיהם של העובדים ומאוכסן בדרך כלשהי כידע גלוי (מידע).